1. Objet et champ d’application
Les dispositions qui suivent sont constitutives des conditions générales de location de salles commercialisés par le SYNDIC PETAL au profit des entreprises de son territoire ou de tout autre cocontractant, ci-après dénommé « le Client ». Des conditions particulières pourront, le cas échéant, déroger aux présentes conditions générales de location ou les compléter par des clauses spécifiques contenues dans le contrat de location.
Le SYNDIC PETAL sous traite la gestion des salles à ESPACE TEMPS SARL qui sera l’interlocuteur principal ci-après dénommé « le Partenaire ».
Toute condition contraire opposée par le Client sera donc, à défaut d’acceptation expresse, inopposable au SYNDIC PETAL, quel que soit le moment où elle aura pu être portée à sa connaissance.
Le fait que le SYNDIC PETAL ne se prévale pas à un moment donné de l’une quelconque des présentes conditions générales de vente ne peut être interprété comme valant renonciation à se prévaloir ultérieurement de l’une quelconque desdites conditions. Toute réservation de salles commercialisés par le SYNDIC PETAL, suivie du règlement par le Client d’une avance ou de la totalité de la somme due, entraîne et implique l’adhésion entière et sans réserve de ce dernier aux présentes conditions générales de location.
2. Objet des manifestations à l’origine de la location de salles
Seules sont autorisées les manifestations à caractère professionnel : assemblées générales, colloques, conférences, congrès, salons, formations, réunions de travail, concours et examens, tournage de films. L’utilisation des espaces loués ne doit en aucun cas être contraire à l’ordre public.
3. Modalités de location de salles et de règlement
3.1 Un devis
Le Partenaire préparera un devis avec les détails de la location (durée, salle utilisée et disposition, prestations complémentaires…) qui sera adressé au Client. Il mentionnera les conditions techniques d’exécution et les conditions financières applicables à la location de salles.
Le devis sera valable 30 jours à partir de sa transmission au Client, durée pendant laquelle l’option de réservation sera maintenue. Passé ce délai et en l’absence d’une confirmation de la part du Client, le Partenaire se réserve le droit d’annuler l’option.
3.2 Engagements des Parties
Le Partenaire et le SYNDIC PETAL ne sont engagés que si le devis est retourné signé, accompagné d’un acompte le cas échéant.
Le Client est engagé dès la signature du devis.
3.3 Modalités de location de salles et de facturation
Pour finaliser la location de salles, il sera nécessaire que :
- Le client transmette au Partenaire les informations (nom, prénom, téléphone, mail) concernant la personne habilitée à signer (le devis et les conditions générales) et la personne de contact pour l’organisation de la manifestation.
- Le devis soit dûment complété et signé par une personne habilitée. Les présentes conditions générales de vente sont jointes au contrat et en font partie intégrantes (elles doivent également être signées par une personne habilitée).
- Un acompte de 50 % du montant total du prix de la location d’espaces est exigé à la signature du devis, préalablement à toute confirmation de la réservation.
- Après la manifestation une facture de solde est adressée au client pour règlement sous 30 jours date de facturation.
Il est formellement interdit au Client de sous-louer les salles de réunion à un tiers.
Toute modification après émission du contrat de location fera l’objet d’un nouveau devis.
3.4. Modalités de paiement
Le Client s’acquittera du paiement par virement bancaire auprès du compte détenu par le Partenaire et dont les coordonnées figureront sur la facture. Tout autre mode de paiement devra faire l'objet d'un accord préalable écrit du Partenaire.
La location des salles est soumise à une grille tarifaire validée lors de l’Assemblée Générale du 31 juillet 2025. Le SYNDIC PETAL se réserve le droit de modifier ce tarif.
4. Pénalités en cas de non-paiement
Le non-paiement à leur échéance des factures définitives émises entraînera, après une mise en demeure préalable adressée par lettre recommandée restée sans effet :
- L’application de pénalités d’un montant correspondant à 3 fois le taux de l’intérêt légal par an, calculées prorata temporis à compter du jour suivant la date d'échéance,
- L’application d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40 € (Art L.441-10 du Code de Commerce),
- L’exigibilité immédiate de la somme restante due au partenaire,
- L’exigibilité à titre de clause pénale, d’une indemnité égale à 15 % de la somme due, outre les intérêts légaux et les frais judiciaires éventuels, sans préjudice du droit à des dommages-intérêts.
5. Conditions d’annulation/modification ou report de la prestation
5.1 Du fait du Client
En cas d’annulation, les conditions suivantes s'appliquent : annulation entre 30 et 9 jours calendaires avant la date prévue : facturation de 50 % du montant total de la location ; annulation à moins de 8 jours calendaires de la date prévue : facturation de la totalité du montant de la location d’espaces. Sauf cas particulier spécifique inhérent à la location convenue, ces montants restent acquis au SYNDIC PETAL à titre d'indemnité d’immobilisation.
5.2. Force majeure
Les cas de force majeure, notamment les grèves, guerres, boycott de produits français, etc., ou tout autre événement imprévisible, irrésistible et insurmontable, indépendant de la volonté du SYNDIC PETAL et de son Partenaire et entravant les prestations en constituant un obstacle définitif à leur exécution, suspendent de plein droit les obligations du SYNDIC PETAL et de son Partenaire et les dégagent de toute responsabilité ou dommage pouvant en résulter.
Dans ce cas, le Client a la faculté de résilier le contrat en adressant au SYNDIC PETAL via son Partenaire une lettre recommandée avec AR et le Partenaire lui remboursera les sommes versées, à l’exception des frais d’organisation dûment justifiés qu’il aura engagés (notamment frais de personnel, fournitures ou prestations déjà commandées et non remboursables), ou délivrera, au choix du Client, un avoir du même montant.
6. Responsabilité et assurances
Le Client est seul responsable de la manifestation tant à l’égard des participants, des éventuels exposants ou des prestataires de services intervenant pour son compte, que du SYNDIC PETAL et de son Partenaire. Le Client veillera à identifier les éventuels exposants ou prestataires ainsi que le public attendu.
Il devra obligatoirement souscrire préalablement à la manifestation une police d’assurance responsabilité civile organisateur destinée à couvrir tout éventuel dommage matériel, immatériel ou corporel qui surviendrait tant aux personnes, qu’aux biens ou aux tiers.
Le Client notera que tout matériel de location, mobilier et équipements techniques resteront sous son entière responsabilité aussi bien avant, pendant, après la manifestation que lors de sa livraison ou de son enlèvement. En cas de perte, de vol, ou de dégradation, la responsabilité du SYNDIC PETAL et de son Partenaire ne peut en aucun cas être engagée.
En cas d’utilisation du matériel appartenant au SYNDIC PETAL ou à son Partenaire, il appartient au Client de veiller au bon respect du matériel et des locaux tout au long de la manifestation qu’il organise.
Dans ce cadre, le Client et ses assureurs renoncent à tous recours contre le SYNDIC PETAL et son Partenaire. Le SYNDIC PETAL et son Partenaire sont couverts pour leurs domaines d’activités par une assurance de responsabilité civile.
Il appartient au Client de veiller à ce qu’il soit lui-même couvert par des assurances adaptées pour les risques, quels qu’ils soient, qu’il encourt ou fait encourir à ses participants, à l’occasion de déplacements ou d’évènements, de dommages causés à des tiers, etc. Dans ce cadre, le Client et ses assureurs renoncent à tous recours contre le SYNDIC PETAL et son Partenaire.
7. Modalités d’utilisation des salles – Règles de sécurité
Le Client doit respecter et faire respecter par les personnes participant à la manifestation, les conditions prévues par la proposition commerciale et les présentes conditions générales ainsi que les prescriptions légales et réglementaires en matière de sécurité dans les établissements recevant du public.
Le Client doit respecter et faire respecter les règles suivantes :
- Il est interdit de fumer dans les locaux du SYNDIC PETAL ;
- Il est interdit de détériorer et d’utiliser des adhésifs autocollants au sol, sur les murs et les portes des locaux du SYNDIC PETAL ;
- Il est interdit d’obstruer les halls d’entrée et les accès de secours par du mobilier ou du matériel.
En cas de non-respect de ces mesures, le SYNDIC PETAL ou son Partenaire sont autorisés à faire évacuer les locaux par tous moyens aux frais du Client. Toute dégradation subie lors d’une manifestation sera facturée au Client.
Le Client qui fait usage de musique au cours de la manifestation devra effectuer les formalités auprès de la SACEM.
A la fin de la manifestation ou de l’exposition, le Client doit immédiatement dégager ou faire dégager les espaces occupés de tout objet, matériel ou équipement qu’il aurait apporté.
Il est formellement interdit au Client de sous-louer les salles de réunion à un tiers.
8. Autres prestations
Dans l’hypothèse où le Client souhaite faire intervenir un prestataire de son choix, il doit au préalable en avertir le Partenaire. Dans ce cas, le Client est responsable de l’entièreté de l’organisation de la manifestation. Aucun matériel appartenant au SYNDIC PETAL ou à son Partenaire ne serait alors mis à disposition (sauf facturation supplémentaire avec majoration).
9. Echange d’informations et confidentialité
Le Client autorise le SYNDIC PETAL ou son Partenaire à mentionner la raison sociale de l’entreprise concernée ainsi que le type de prestations dont elle a bénéficié en vue de publication(s) dans ses supports de communication, sauf opposition écrite du Client adressée au Partenaire.
10. Informatique et libertés
Les données collectées recueillies font l’objet d’un traitement informatique destiné à la base de gestion de la relation client. Les destinataires des données sont les services du SYNDIC PETAL et de son Partenaire.
Conformément au règlement européen du 27 avril 2016 sur la protection des données des personnes physiques et la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, le Client dispose des droits d’accès et de rectification des données personnelles le concernant. Le Client peut exercer ces droits sur justification de son identité à l’adresse suivante :
Les finalités du traitement sont la mise en œuvre d’opérations relatives à la gestion des clients concernant les devis, les factures et la comptabilité associée, et le suivi de la relation clients.
Autorité auprès de laquelle une réclamation peut être introduite : CNIL www.cnil.fr, 3 place de Fontenoy TSA 80715 75334 Paris cedex 07.
Les données à caractère personnel sont conservées :
- Fichiers clients et prospects : pendant 3 ans à compter de la fin des relations contractuelles ou du dernier contact émanant du prospect
- Factures : pendant 10 ans à compter de leur émission, dont 9 en archivage intermédiaire.
11. Droit applicable - litiges
Les présentes conditions générales de location de salles sont soumises au seul droit français.
Les Parties rechercheront une solution amiable à tout différend pouvant survenir entre elles, et de préférence par la voie de la médiation.
A défaut de règlement amiable, tout litige ou toute contestation se rapportant à l’application, l’interprétation ou l’exécution des présentes conditions générales de location de salles sera porté devant le Tribunal de commerce THONON LES BAINS, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.
